Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Administrationschef
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en erfaren och engagerad Administrationschef som vill vara med och utveckla vår organisation genom att effektivisera och leda våra administrativa processer. Som Administrationschef kommer du att ha det övergripande ansvaret för att säkerställa att den dagliga administrationen fungerar smidigt och att interna rutiner följs och förbättras. Du kommer att arbeta nära ledningsgruppen och vara en nyckelperson i organisationens strategiska och operativa arbete.
I rollen ingår att leda ett team av administratörer och andra stödfunktioner, samt att säkerställa att verksamheten uppfyller lagar, regler och interna policys. Du kommer att ansvara för budget, personalplanering, upphandlingar och avtalshantering inom det administrativa området. Vidare kommer du att arbeta med att utveckla och implementera digitala lösningar för att effektivisera arbetsflöden och förbättra service till interna och externa intressenter.
Vi söker dig som har en stark ledarskapsförmåga, är strukturerad och har en god förståelse för administrativa processer. Du är van vid att arbeta i en föränderlig miljö och har förmågan att prioritera och fatta beslut under press. Du har ett strategiskt tänkande men är också operativt lagd och trivs med att vara delaktig i det dagliga arbetet.
Tjänsten kräver god kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt, samt erfarenhet av att arbeta med olika IT-system och administrativa verktyg. Du bör ha tidigare erfarenhet av en liknande roll och gärna en akademisk utbildning inom ekonomi, administration eller liknande område.
Om du är en driven och lösningsorienterad person som vill vara med och påverka och utveckla en viktig funktion i vår organisation, ser vi fram emot din ansökan.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Leda och utveckla den administrativa avdelningen
- Säkerställa effektiva administrativa rutiner och processer
- Ansvara för budget och resursplanering inom administrationen
- Samordna upphandlingar och avtalshantering
- Implementera digitala verktyg och systemstöd
- Stötta ledningsgruppen med beslutsunderlag och rapporter
- Säkerställa efterlevnad av lagar och interna policys
- Utveckla och följa upp nyckeltal och mål
- Personalansvar för administrativ personal
- Driva förändrings- och förbättringsarbete
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant akademisk utbildning inom exempelvis ekonomi eller administration
- Minst 5 års erfarenhet av liknande roll
- Dokumenterad ledarskapserfarenhet
- God kunskap om administrativa processer och system
- Erfarenhet av budget- och personalansvar
- Förmåga att arbeta strategiskt och operativt
- Stark kommunikativ förmåga i tal och skrift
- Erfarenhet av förändringsledning
- God IT-vana och erfarenhet av digitala verktyg
- Strukturerad och lösningsorienterad
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att leda administrativa team?
- Hur arbetar du med att effektivisera administrativa processer?
- Har du erfarenhet av budget- och personalansvar?
- Hur hanterar du förändringsarbete inom en organisation?
- Vilka IT-system har du arbetat med i tidigare roller?
- Hur säkerställer du att lagar och interna policys följs?
- Kan du ge exempel på ett lyckat förbättringsprojekt du lett?
- Hur prioriterar du arbetsuppgifter under tidspress?
- Vilken roll spelar kommunikation i ditt ledarskap?
- Hur arbetar du med att utveckla dina medarbetare?
